El estándar recomendado es conservar el legajo del empleado durante al menos 10 años después de la desvinculación. No existe una norma única que establezca este plazo para todos los documentos laborales, pero la convergencia de plazos de fiscalización impositiva, prescripción de acciones laborales y reclamos por enfermedades profesionales hace que 10 años sea el mínimo razonable.
Qué normas determinan el plazo de conservación
Distintas normas fijan distintos plazos según el tipo de documento:
- LCT — prescripción laboral: 2 años para reclamos salariales ordinarios (Art. 256). Pero esto no significa que la empresa pueda destruir documentos a los 2 años del egreso.
- AFIP — fiscalización previsional: la AFIP puede fiscalizar hasta 10 años atrás en materia de aportes y contribuciones. Los recibos de sueldo y la documentación laboral son prueba de los períodos trabajados y los montos declarados.
- Ley 24.557 (LRT): las acciones por accidentes y enfermedades laborales tienen plazos de prescripción distintos. Una enfermedad profesional puede manifestarse años después de la exposición.
- ANSES: los trámites jubilatorios pueden requerir información sobre períodos laborados de hace décadas. El legajo es la fuente primaria.
Documentos que requieren conservación extendida
No todos los documentos del legajo tienen el mismo horizonte de riesgo:
- Examen preocupacional: es el documento más crítico para juicios por enfermedades profesionales. Debe conservarse indefinidamente o por lo menos 20 años.
- Registros de entrega de EPP: en actividades de alto riesgo, la recomendación es 10 a 20 años. Ver registro de entrega de EPP.
- Actas de sanción y despido: 10 años, por si se retoma el vínculo o hay reclamos tardíos.
- Recibos de sueldo: 10 años mínimo por fiscalización AFIP.
Por qué el legajo digital facilita la conservación a largo plazo
El legajo en papel tiene un problema obvio: el papel se deteriora, se pierde en mudanzas, se mezcla con documentos de otros empleados. Un legajo digital bien estructurado no tiene ninguno de estos problemas:
- Los archivos no se deterioran con el tiempo
- Se busca por empleado, fecha o tipo de documento en segundos
- Se exporta en PDF para presentar ante organismos oficiales
- La integridad criptográfica del archivo prueba que no fue alterado
Para ver cómo organizar el legajo desde cero, ver cómo digitalizar el legajo del empleado.
Legajo digital con conservación indefinida y búsqueda inmediata
FirmaLaboral archiva todos los documentos del legajo con firma digital y metadata de autenticidad. Conservación sin límite de plazo, sin deterioro y exportable en cualquier momento ante cualquier organismo.