¿Qué es el legajo laboral y por qué importa?
El legajo laboral es el conjunto de documentos que acreditan la relación de trabajo entre empleado y empresa: ingreso, condiciones laborales, historial de remuneraciones, capacitaciones, sanciones, desvinculación. Es el "expediente" de cada empleado.
Ante una inspección del MTESS, ante el AFIP o ante un juicio laboral, el legajo es la primera línea de defensa del empleador. Un legajo completo, ordenado y firmado puede significar la diferencia entre ganar o perder un juicio.
Documentos obligatorios
- Contrato o acuerdo de trabajo: modalidad (plazo fijo, indeterminado, eventual), categoría, remuneración inicial. Firmado por ambas partes.
- Copia del alta temprana en AFIP: comprobante de que el empleado fue dado de alta antes o al inicio de la relación laboral.
- Recibos de sueldo firmados: de todos los períodos. Sin esto, el empleado puede reclamar diferencias salariales sin prueba en contra.
- Ficha de ingreso con datos personales: DNI, domicilio, CUIL, estado civil, obras sociales, contacto de emergencia.
- Examen médico preocupacional: obligatorio por la Resolución SRT 37/2010. Sin él, cualquier enfermedad laboral posterior puede imputarse a la empresa.
- Constancia de entrega del convenio colectivo o reglamento interno: el empleado debe acusar recibo de las normas que rigen su actividad.
Documentos muy recomendados (no siempre obligatorios)
- Actas de capacitación firmadas: seguridad e higiene, uso de herramientas, protocolo de emergencias.
- Constancias de entrega de EPP: obligatorias cuando aplica (Ley 19.587 y reglamentación de la SRT).
- Sanciones disciplinarias: apercibimientos, suspensiones. Con fecha, motivo, firma del empleado o constancia de notificación.
- Acuerdos de cambio de categoría o aumento salarial: especialmente si no están en el recibo.
- Solicitudes y aprobaciones de licencias: vacaciones, licencias especiales, ausencias justificadas.
- Telegramas y notificaciones fehacientes: de ambas partes, con acuse de recibo.
- Exámenes médicos periódicos y egreso: el egreso es obligatorio para el empleado que lo solicite (Ley 24.557).
Cómo organizar el legajo digital
El legajo digital bien organizado sigue la misma lógica que el físico, pero con ventajas evidentes: búsqueda instantánea, acceso desde cualquier lugar, firma digital con validez legal y descarga masiva ante auditorías.
La estructura recomendada por categorías:
- Ingreso: contrato, alta AFIP, ficha personal, examen preocupacional
- Liquidaciones: recibos firmados por período
- Seguridad: EPP, capacitaciones, exámenes periódicos
- Historial disciplinario: sanciones y notificaciones
- Ausencias: licencias, vacaciones, partes médicos
- Egreso: carta de renuncia o desvinculación, liquidación final, examen egreso
Legajo digital completo y organizado desde el primer día
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