Cómo digitalizar el legajo de empleados en 5 pasos

Paso 1 — Auditar el legajo papel existente

Antes de digitalizar, hay que saber qué hay en los legajos actuales. Un relevamiento rápido permite identificar documentos faltantes que habría que regularizar antes de migrar. Las preguntas clave: ¿Están todos los recibos firmados? ¿Hay exámenes preocupacionales para todos? ¿Los contratos están firmados?

Tip: no intentes digitalizar un legajo incompleto — primero completalo. Un legajo digital incompleto tiene los mismos problemas legales que uno en papel.

Paso 2 — Definir la estructura de carpetas digitales

La estructura del legajo digital debe replicar la lógica del papel, pero con la posibilidad de agregar metadatos y filtros. Categorías recomendadas:

• Ingreso (contrato, alta AFIP, ficha personal, examen preocupacional)
• Liquidaciones (recibos por período)
• Seguridad (EPP, capacitaciones, exámenes periódicos)
• Historial (sanciones, licencias, cambios de categoría)
• Egreso (cuando corresponda)

Paso 3 — Migrar los documentos históricos

Los documentos ya firmados en papel se digitalizan escaneando y archivando en el legajo digital como PDFs. No necesitan nueva firma — son copia digital del original. Lo importante es mantener el original en papel durante el período de prescripción laboral (5 años para la mayoría de las acciones).

Para PyMEs con muchos empleados, priorizar la migración de los más críticos: contratos, recibos de los últimos 2 años y exámenes médicos.

Paso 4 — Configurar el flujo para nuevos documentos

A partir de la implementación, todo documento nuevo debe nacer digital y firmarse digitalmente. La configuración clave en la plataforma incluye:

• Plantillas de documentos recurrentes (contrato estándar, adenda de categoría)
• Flujos de firma: quién firma primero, quién debe recibir copia
• Configuración de lugares de firma dentro del documento (dónde aparece la firma de cada parte)
• Parametrización de qué documentos recibe cada sector o puesto
• Notificaciones automáticas al empleado cuando tiene un documento pendiente de firma

Paso 5 — Mantener el legajo actualizado

El legajo digital no es "se configura y se olvida". Requiere mantenimiento activo:

• Agregar cada nuevo documento en el momento en que se genera
• Verificar mensualmente que no haya documentos pendientes de firma
• Actualizar datos del empleado ante cambios (domicilio, estado civil, categoría)
• Archivar correctamente los documentos de empleados que se desvinculan

Una buena plataforma de legajo digital envía alertas automáticas cuando hay documentos pendientes y permite ver el estado de firma de toda la empresa de un vistazo.