Registro digital de entrega de EPP: qué debe constar y cómo archivarlo

Datos mínimos que debe contener el registro

Para que el registro de entrega de EPP tenga validez ante la SRT y en un eventual juicio laboral, debe incluir:

• Datos del empleado: nombre completo, CUIL, sector, puesto de trabajo
• Descripción del EPP: tipo (casco, guantes, calzado, protector auditivo, etc.), marca, modelo y talla cuando corresponda
• Estado del elemento: nuevo o reposición (y en este caso, motivo: desgaste, pérdida, deterioro)
• Fecha de entrega: con día, mes y año
• Firma del receptor: firma del empleado con aclaración, confirmando que recibió el elemento en buen estado
• Firma del responsable: quien entrega (encargado de seguridad, supervisor o RRHH)

Algunos convenios y la reglamentación de la SRT para actividades de alto riesgo (construcción, industria química, minería) exigen campos adicionales como número de serie del elemento o certificación de normas IRAM.

Errores comunes en el registro de EPP

• Registros genéricos por lote: "se entregaron guantes a todos en marzo" — sin registro individual, no sirve ante inspección.
• Firma en blanco anticipada: el empleado firma el registro antes de recibir el elemento. Nulo valor legal y potencial problema ético.
• Registros sin fecha: imposible determinar cuándo se hizo la entrega y si el elemento estaba vigente al momento del accidente.
• No registrar las reposiciones: el elemento original puede haber sido entregado hace 3 años. Si el empleado usa uno distinto y no hay registro de reposición, queda sin cobertura documental.

Cómo organizar el archivo digital para auditorías

La SRT puede solicitar el historial completo de entregas de EPP de toda la empresa en una inspección. Un archivo bien organizado debe permitir:

• Buscar por empleado: ver todos los EPP entregados a una persona en cualquier período
• Buscar por tipo de EPP: ver quiénes recibieron cascos, cuándo y en qué estado
• Filtrar por sector o puesto: especialmente útil en empresas con múltiples áreas de riesgo diferente
• Exportar en formato PDF para presentar ante inspectores

Un legajo digital bien parametrizado permite hacer todas estas búsquedas en segundos. La alternativa — cajas con formularios en papel — puede llevar horas en una auditoría inesperada.

Período de conservación de los registros

Los registros de entrega de EPP deben conservarse durante la vigencia del vínculo laboral y al menos 5 años posteriores a la desvinculación (plazo de prescripción general de acciones laborales). En actividades de alto riesgo, la recomendación es extender ese período a 10 años.