Cómo evitar multas del MTESS con un sistema de fichaje digital

Qué fiscaliza el MTESS en materia de horarios

El Ministerio de Trabajo realiza inspecciones de oficio y ante denuncias. En el rubro de control horario, los inspectores verifican:

• Que exista un registro de asistencia actualizado para todos los empleados
• Que las horas extras estén debidamente documentadas y liquidadas con el adicional que corresponda (50% días hábiles, 100% feriados y domingos)
• Que el descanso entre jornadas sea de mínimo 12 horas
• Que se respeten los límites de la Ley 11.544 (8 horas diarias, 48 semanales)
• Que los libros o registros estén disponibles inmediatamente para la inspección

Los errores más frecuentes en PyMEs

• No tener registro o tenerlo desactualizado: el "siempre trabajamos así" no es defensa ante el MTESS.
• Horas extras no registradas: empleados que habitualmente se quedan después del horario sin que quede asentado. Ante una denuncia, el empleador no puede refutar el reclamo.
• Libro de asistencia con letra ilegible o tachones: genera dudas sobre su autenticidad ante el inspector.
• Personal de distintos horarios con un solo registro genérico: si hay empleados con horarios diferentes (turnos, parte time), el registro debe reflejar cada situación individualmente.
• No conservar registros históricos: la prescripción de acciones laborales es de 2 años, y para aportes previsionales puede llegar a 10. Los registros deben conservarse.

Cómo el fichaje digital reduce el riesgo

Un sistema de fichaje digital bien implementado elimina los principales vectores de riesgo:

• Registro automático e inalterado: la hora de entrada y salida queda registrada al momento. No hay forma de completarlo retroactivamente sin dejar rastro.
• Acceso inmediato para inspectores: en lugar de buscar el libro físico, se muestra la pantalla o se imprime el reporte al instante.
• Alertas de horas extras: el sistema puede notificar automáticamente cuando un empleado está por superar el límite legal.
• Geolocalización para personal móvil: especialmente útil para vendedores, técnicos o empleados en teletrabajo.
• Exportación histórica: ante una demanda, se puede exportar el historial completo de un empleado en segundos.

Lo que debe quedar registrado para una inspección

Tené listo en todo momento:

• Listado de empleados activos con categoría y horario habitual
• Registros de los últimos 6 meses como mínimo
• Acreditación de horas extras liquidadas en los recibos
• Comprobante de descansos semanales y francos otorgados